تعاملهای متقابل افراد با یکدیگر است که بیشترین تاثیر را روی بهرهوری کسبوکار دارد.
رهبران و مدیران همیشه به دنبال بهبود عملکرد کارکنان و اعضای تیم هستند. اغلب اوقات، این تلاش برای بهبود عملکرد، فراتر از آموزش مهارتهای مدیریت زمان (که توسط بخش منابع انسانی ارائه میشود) نمیرود. این کلاسها نکات مثبت و منفی تکنیکهای اینباکس زیرو (Inbox Zero)، پومودورو (Pomodoro)، ماتریس آیزنهاور (Eisenhower matrix) و رویکردهای بیشمار دیگری را شامل میشود که نوید حداکثر بهرهوری را میدهند. با توجه به سطح مشغله مردم، حجم پایان ناپذیر ایمیلهایی که به سمت آنها سرازیر شده و عدم توانایی افراد برای تمرکز روی اولویتها، به راحتی میتوان پیشبینی کرد که این رویکردها نمیتوانند آنچنان کارساز باشند. مشکل با منطق ذاتی هیچ یک از این رویکردها نیست، بلکه دلیل ناکارآمدی آنها این است که افراد در تیم به تنهایی کار نمیکنند و در بستری از سازوکارهای پیچیده با دیگر همکاران خود در تعامل هستند. این تعاملهای متقابل افراد با یکدیگر است که بیشترین تاثیر را روی بهرهوری افراد دارد. برای مثال شما هر چقدر هم در پاسخ دادن به ایمیلها سریع باشید، زمانی که مورد هجمه سیل عظیمی از ایمیلها قرار بگیرید، نمیتوانید به آن اندازه سریع باشید که با هجمه این ارتباطات مقابله کنید. به همین ترتیب اولویتبندیهای فوری و مهم ماتریس آیزنهاور شخصی شما با روی کار آمدن یک کار فوری یا مهم جدید از هم میپاشد. همانطور که تحلیلگر آماری و مشاور کسبوکار ویلیام ادواردز دمینگ در کتاب «پس از بحران» خود گفته است، بیشتر از ۹۴٪ مشکلات در راه پیشرفت، مربوط به سازوکارهای اجرایی است نه خود فرد. بیشترین میزان پیشرفت در بهرهوری هم مربوط به سازوکارهاست. هرچند که راهحلها و آموزشهای شخصی هم میتوانند مفید باشند، اما موثرترین روش برای مقابله با بهرهوری پایین و ناکارآمدی باید در سطح سیستم (نه در سطح فردی) اجرا شود. در ادامه، چهار اقدام برای بهبود سازوکارها با هدف افزایش بهرهوری را بررسی میکنیم.
۱- گروهبندی تیم خود را مرتب کنید
بسیاری از سازمانها با بهرهوری بالا، یک سیستم گروهبندی مشخص برای کارکنان خود تعریف کردهاند. اولین گروه، متشکل از کارگران خط مقدم، در ابتدای ساعت کاری وارد سازمان میشوند. گروه بعدی، متشکل از سرپرستان است که پس از کارگران خط مقدم وارد میشوند؛ سپس نوبت مدیران و معاونان اصلی و سرانجام تیم اجرایی است. در چنین گروهبندی، مشکلات یک سلسله مراتب مشخص را طی میکنند و اگر در سطح ابتدایی قابل حل نبودند، به طبقه بالاتر ارجاع داده میشوند. این سیستم باعث تسهیل ارتباط گروهها با یکدیگر میشود، تصمیمگیری را تسریع میکند و شاید مهمتر از همه، با کاهش تعداد ایمیلهای پراکنده در مورد انواع مشکلات، بهرهوری افراد را بهبود میبخشد.
۲- کارهای صورت گرفته را مشخص کنید
بیشتر کارهای صورت گرفته در یک محیط اداری قابل مشاهده نیست، زیرا این کارها در کامپیوتر یا ذهن افراد است. در نتیجه، مدیران تقریبا نمیتوانند متوجه شوند که هر یک از اعضای تیم روی چه چیزی کار میکند یا اینکه آیا ظرفیت کاری او پر شده است یا خیر. ابزارهای مدیریت پروژه و مدیریت وظایف کارمندان (مانند ترلو، آسانا، ایر تیبل، ظنکیت و…) که در آن وضعیت هر کار با کارتی مشخصی میشود، توزیع عادلانهتر کار را بین اعضای تیم امکانپذیر میکند. استفاده از این تکنیک هم ایمیلهای بررسی وضعیت مسئولیتها و هم بحث پیرامون آنها را از بین میبرد. به همین ترتیب، مشخص بودن ساعت پایان روز کاری نیز به اندازه مشخص شدن مسئولیتها مفید است. لسلی پرلو، استاد دانشکده اقتصاد و بازرگانی هاروارد در همکاری با گروه مشاوره بوستون دریافت که مشخص کردن یک زمان مشخص برای پایان روز کاری، منجر به رضایت شغلی بیشتر و تعادل بهتر کار و زندگی بدون به خطر انداختن بهرهوری افراد میشود.لازم به ذکر است که مشخص شدن زمان اتمام روز کاری کارکنان، در راستای همان هدف مشخص بودن کار و مسئولیتهای آنان است.
۳- «سیگنال خفاش» را تعریف کنید
طرفداران بتمن به یاد میآورند که پلیس شهر گاتهام، بتمن را با تصویر خفاشی که در آسمان شب به نمایش درآمده بود احضار کرد. «سیگنال خفاش» مربوط به مواقع بحرانی است. متاسفانه، اکثر سازمانها روش مشخصی برای نشان دادن یک مسئله اضطراری ندارند. بدون توافق بر سر استفاده از کانال ارتباطی در مواقع اضطراری، کارکنان مجبورند همه پلتفرمهای پیامرسان را بررسی کنند تا از روبهراه بودن اوضاع مطمئن شوند و این موضوع مانعی برای بهرهوری افراد است. اگر کانالهایی را برای مسائل فوری و غیر فوری مشخص کنید، کار برای کارکنان راحت میشود. استفاده از این رویکرد سود چشمگیری برای شرکتها خواهد داشت، زیرا کارکنان دیگر ملزم به بررسی همه ایمیلها با برچسب فوری نیستند و در عوض میتوانند روی کارهایی که به تفکر عمیق و بدون وقفه نیاز دارد، متمرکز شوند. در نظر داشته باشید که فارغ از اینکه چه راه ارتباطی را برای این هدف انتخاب میکنید، تعریف چنین سیستمی اهمیت دارد.
۴- مسئولیتها را با توجه به تواناییها هماهنگ کنید
اغلب اوقات کارمندان مسئولیت وظایف را بر عهده میگیرند، اما توانایی انجام آن را ندارند. این عدم انطباق تواناییها و مسئولیتها منجر به ناامیدی، استرس و فشار بیش از حد روی آنها میشود. یک قانون ساده وجود دارد: اگر کارمندی مسئول یک کار است، باید اختیار و توانایی تصمیمگیریهای لازم را داشته باشد، بدون اینکه مجبور شود در یک دور بی پایان از ایمیلها، جلسات و سخنرانیها حاضر شود. شرکت تولیدی آمریکایی W. L. Gore & Associates یک نمونه عالی از سازمانی است که این ایده را اجرا کرده است. این شرکت که ارزشی معادل ۳ میلیارد دلار دارد، مسئولیت رهبری را به طور گسترده در کل سازمان توزیع کرده و به کارمندان اجازه میدهد تصمیمگیریهای کمخطر را به تنهایی انجام دهند و فقط برای تصمیمات پر ریسک نیاز به تایید مدیران عالیرتبه وجود دارد. این شرکت دههها برای توسعه و پالایش فرهنگ، سیستمها و فرآیندهای سازمانی منحصر به فرد خود زمان صرف کرده است، بنابراین کپیبرداری از مدل آنها میتواند برای سایر شرکتها کمی دشوار باشد. با این وجود، این شرکت مثالی خوب از رویکردی است که منجر به افزایش بهرهوری فردی و سازمانی کسبوکارها میشود. در آخر به یاد داشته باشید که هر چند پیگیری بهرهوری فردی کارکنان با ارزش است، اما برای افزایش بهرهوری کسبوکار خود بهتر است روی بهبود ساختارهای کسبوکار خود سرمایهگذاری کنید. منبع: HBR
