کار گروهی در این روزها با وجود بحران کرونا، چالش‌برانگیزتر از هر زمان دیگری است و به برنامه دقیق و ابزارهای جدید نیاز دارد.
کار گروهی اگر به درستی انجام شود، موثرترین روش ایجاد نیرویی قدرتمند به منظور همسوسازی گروهی از افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک است. اما حتی بهترین همکاری‌ها، در
تیم‌های متشکل از افراد با استعداد، توانا و با تجربه می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. انجام اشتباه هر همکاری باعث می‌شود اعضای تیم احساس اتلاف وقت و شکست داشته باشند.
همکاری و کار گروهی در این روزها که تمام دنیا به شکل گسترده‌ای از همه‌گیری ویروس کرونا متاثر است، چالش‌برانگیزتر از هر زمان دیگری خواهد بود . حالا تصور کنید این همکاری زمانی که بسیاری از نیروهای کار در خانه خود و به دور از تیم کار می‌کنند تا چه حد می‌تواند پیچیده شود. صحبت درباره جزئیات آخرین پروژه در حال انجام یا پیچ و خم‌های پیش روی رسیدن به یک هدف از موضوعاتی است که به راحتی می‌تواند در حین گپ و گفت‌های ساده در راهروی محل کار مورد بحث قرار گیرد، اما این فرصت‌ها در یک محیط دور از هم و حین دورکاری رخ نمی‌دهد.
دور بودن فیزیکی باعث می‌شود که گفت‌وگوهای اعضای تیم حول محور اهداف پیش‌رو به صورت پراکنده در پلتفرم‌های مجازی رخ دهد و زمانی که هیچ رویکرد ساختاری برای پاسخ به سوالات مهم و همسوسازی اعضای تیم برای رسیدن به هدف اصلی وجود نداشته باشد، همکاری مثمر ثمر نخواهد بود. برای اینکه همکاری تیمی، از راه دور هم کار کند، شما و هم‌تیمی‌هایتان باید در مورد نحوه پیش‌برد همکاری صریح باشید و استراتژی مشخصی داشته باشید.
تدارکات همکاری تنها مانعی نیست که اعضای یک تیم با آن روبه‌رو هستند. زمان نیز یک مولفه چالش برانگیز است. بسیاری از افراد به دلیل پیچیدگی‌های ایجاد شده به دلیل کووید۱۹ و متوقف شدن استخدام‌ها، برنامه‌های کاری به شدت پر ترافیکی دارند و برنامه‌های آن‌ها بیش از هر زمان دیگری سخت و طاقت‌فرسا شده است. شما باید استراتژی خود را برای گردهم آوردن اعضای تیم مشخص کنید تا آن‌ها بتوانند بین تمام مشغله‌های خانه و خانواده، وقت و توجه خود را روی پروژه شما متمرکز کنند.
مدیران کسب‌وکارها باید در هر دقیقه از زمان ارزشمند خود و اعضای تیم سرمایه‌گذاری کرده و برنامه هدف‌مندی داشته باشند. در ادامه به بررسی چگونگی انجام درست و موثر کار گروهی در کنار چالش‌های مربوط به همه‌گیری ویروس کرونا و کار از راه دور، می‌پردازیم.
۱- جلسات منظمی برگزار کنید
اگر شما نیاز به طوفان فکری، بررسی چشم‌انداز، هماهنگی نقش‌ها، توافق بر سر اهداف یا انجام سایر مباحث خلاقانه و استراتژیک دارید، برگزاری جلسه احتمالا کارآمدترین روش برای تحقق این اهداف است. در صورت امکان، سعی کنید این جلسات را به صورت منظم برگزار کنید و برنامه مشخصی برای آن‌ها داشته باشید. اینگونه هیچ بار اضافه‌ای بر دوش کارکنان خود نمی‌اندازید و به آن‌ها این امکان را می‌دهید که برای وقت خود برنامه‌ریزی کنند. به عنوان مثال، ممکن است زمانی تصمیم بگیرید که به جای تمرکز تاکتیکی روی یک هدف، تمرکز استراتژیک را جایگزین کنید. در این صورت نیاز است که یک دستور کار تعیین و شخصی را مسئول کنید تا بهترین زمان برای برگزاری جلسات را مشخص کند. اینگونه تمام اعضای تیم شما با تمرکز و آرامش در جلسات شرکت می‌کنند. فراموش نکنید که بهتر است به یکی از اعضای گروه بگویید موضوعات مهم و نکات را یادداشت کند تا بتوانید به راحتی صحبت‌های گفته شده و تصمیمات را به سهام‌داران منتقل کنید.
۲- اسناد را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید
اگر به بازخورد درباره مطلبی نیاز دارید و مشکلی هم بابت تفاوت زمان در پاسخ‌دهی نیست، آن مطلب را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. راه‌های زیادی برای انجام این کار وجود دارد، شما میتوانید از برنامه‌های کاربردی که به همین منظور طراحی شده‌اند استفاده کنید. برنامه‌هایی مانند اسلک (Slack)، تیمز (Teams) و گوگل داکس (Google docs) یا هر سرویس اشتراک‌گذاری فایل دیگری که توسط سازمان شما تایید شده باشد برای این منظور قابل استفاده است.
چیزی که باید در نظر داشته باشید این است که اگر از این روش برای بهبود همکاری‌ها استفاده می‌کنید، باید مهلت پاسخ را نیز به اعضای تیم خود اعلام کنید تا بتوانند به درستی برای زمان خود برنامه‌ریزی کنند. همچنین بهتر است گزینه «نمایش آخرین تغییرات ایجاد شده» را روشن کنید تا اعضا بتوانند به راحتی مشاهده کنند که چه بخش‌هایی تغییر پیدا کرده است. دقت داشته باشید که بیان دقیق و شفاف تمام خواسته‌ها و نکات مهمی که اعضای تیم باید آن‌ها را مد نظر داشته باشند، ضروری است. همه چیز باید مشخص و قابل فهم باشد تا اگر یکی از اعضای تیم در ساعتی سند را مطالعه می‌کند که به همکارانش دسترسی ندارد، بتواند از جزئیات آن سر درآورد و به کار خود برسد.
۳- «کنار هم» کار کنید
برخی از کارمندان به محل کار بازگشته‌اند و در کنار همکاران خود کار می‌کنند؛ اما برخی از کارمندان نیز همچنان دورکار هستند و باید برای پیش بردن کارها، به صورت مجازی و از راه دور با همکاران خود در ارتباط باشند. این ارتباط بیشتر به شکل تماس‌های ویدیویی با همکاران است. اعضای گروه با برقراری تماس‌های ویدیویی، کار خود را به صورت مشترک روی یک پروژه خاص انجام می‌دهند.
شما هم میتوانید برای کمک به موثر واقع شدن کار گروهی اعضای تیم خود این روش را امتحان کنید. به این ترتیب هر وقت در مسئله‌ای با چالش روبه‌رو شدید، میتوانید از اعضای تیم سوال بپرسید و از بازخورد آن‌ها استفاده کنید. از آنجا که همکار شما هم در همان لحظه در حال کار روی پروژه مشابهی است، این همکاری می‌تواند روان‌تر پیش برود. این راه همچنین در مواقعی که شما تنها به دلیل دشواری یک کار از انجام آن اجتناب می‌کنید، بسیار موثر است و انگیزه زیادی به شما می‌دهد.
۴- نیاز نیست همیشه در دسترس باشید
اگرچه پلتفرم‌های ارتباطی مانند اسلک و تیمز بسیار محبوب هستند و اغلب به عنوان کلید همکاری تیمی شناخته می‌شوند، اما باید مطمئن شوید که آن‌ها در اختیار شما هستند، نه شما در اختیار آن‌ها. تصمیم بگیرید که تقریبا چند بار در روز و برای چه مدت زمانی از این پلتفرم‌ها استفاده خواهید کرد. برای برخی از افراد ممکن است این زمان به اندازه ۱۰ دقیقه در روز برای پاسخ دادن به مهم‌ترین پیام‌ها باشد، اما برخی افراد در یک روز چند‌ین‌بار یک پیام‌رسان را چک می‌کنند. در چنگال پیام‌رسان‌ها نیفتید و اگر متوجه شدید که نمی‌توانید به راحتی از طریق پیام مشکلی را حل کنید، از طریق تماس صوتی مشکل را حل کنید، زیرا اینگونه کنترل بهتری بر زمان خود دارید.
هدف از همکاری تیمی این نیست که شما همیشه در دسترس باشید. درعوض، این اطمینان حاصل می‌شود که شما و تیم‌تان در راستای رسیدن به اهداف خود در حال حرکت هستید و به‌طور موثر در جهت دستیابی به اهداف خود پیش می‌روید. اگر با علاقه و تمرکز با یکدیگر کار کنید، میتوانید حتی از فاصله‌های بسیار دور و با حجم سرسام‌‌آور کار نیز ارتباط و همکاری خوبی با یکدیگر داشته باشید.
منبع: HBR 
